Ortlinghaus Group
Kartellcompliance-, Anti-Korruptions- & Verhaltensrichtlinie.

  

Ortlinghaus-Verhaltenskodex für Nachunternehmer, Vertriebspartner und Lieferanten

Stand: 2023

Präambel

Der im Jahr 2017 erstmals verabschiedete und zuletzt 2023 überarbeitete Verhaltenskodex stellt für Beschäftigte von Ortlinghaus, Nachunternehmen, Lieferanten und Vertriebspartner (nachfolgend kurz auch „Geschäftspartner“ genannt) geltende Verhaltensregeln auf, die den Prinzipien der Corporate Governance und den zehn Prinzipien der Global Compact Initiative der Vereinten Nationen (www.unglobalcompact.org) folgen.

Ortlinghaus verpflichtet sich den Grundsätzen

• der Ethik,
• der Integrität,
• der Gesetzestreue,
• dem Respekt gegenüber Menschen und
• der Umwelt.

Die im Verhaltenskodex verankerten Grundsätze bilden den Rahmen für das unternehmerische wie gesellschaftliche Handeln von Ortlinghaus. Unsere Beschäftigten ermutigen wir damit zu eigenverantwortlichem und verantwortungsvollem Handeln. Der Verhaltenskodex soll eine klare Orientierung im Rahmen der täglichen Arbeit bieten. Er regelt die Konformität unseres Handelns mit Recht und Gesetz sowie mit gesellschaftlichen, kulturellen, sozialen Normen und Werten. Unsere Geschäftspartner geben wir damit einen klaren Werterahmen, auf welchen sich diese verpflichten.

Gesellschaftliche Verantwortung

Unsere gesellschaftliche Verantwortung beinhaltet sowohl die Beachtung und Einhaltung der Gesetze, geht zum Wohl von Menschen und Umwelt aber auch darüber hinaus.

Menschenrechte

Ortlinghaus ist verpflichtet und entschlossen, einen umfassenden Katalog an internationalen Menschenrechtsstandards einzuhalten.

Folgende Standards integriert Ortlinghaus in die eigenen Geschäftsprozesse:

• Allgemeine Erklärung der Menschenrechte
• Bündnisse der Vereinten Nationen über Menschenrechte
• Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO)
• OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen
• UNO-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte
• UN Global Compact („Die Zehn Prinzipien“)

Was tun wir?

Wir achten, schützen und fördern weltweit die geltenden Vorschriften zum Schutz der Menschen- und Kinderrechte (nachfolgend „Menschenrechte“) als fundamentale und allgemeingültige Vorgaben. Wir lehnen jegliche Art von Kinder-, Zwangs- und Pflichtarbeit sowie jegliche Form von moderner Sklaverei und Menschenhandel ab und setzen uns für den Schutz von Minderheiten und

indigenen Völkern ein. Wir beachten die Grundsätze der Vereinigungs- und Versammlungsfreiheit, setzen uns für eine angemessenen Vergütung (Löhne und Sozialleistungen) und Arbeitszeit ein und beteiligen uns an Tarifverhandlungen. Das gilt nicht nur für die Zusammenarbeit innerhalb unseres Unternehmens, sondern selbstverständlich auch für das Verhalten von und gegenüber Geschäftspartnern. Die Beauftragung oder Nutzung von privaten oder öffentlichen Sicherheitskräften unterlassen
und unterbinden wir, wenn aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle seitens des Lieferanten bei dem Einsatz der Sicherheitskräfte das Verbot von Folter und grausamer, unmenschlicher oder erniedrigender Behandlung missachtet wird, Leib oder Leben verletzt werden oder die Vereinigungs- und Koalitionsfreiheit beeinträchtigt werden. Wir respektieren die Land-, Wald- und
Wasserrechte anderer Personen und lehnen widerrechtliche Zwangsräumung ab.

Wir halten unsere Beschäftigten dazu an,

· gegenüber Menschenrechtsverletzungen aufmerksam zu sein,
· bei Hinweisen auf Menschenrechtsverletzungen im beruflichen Umfeld Verantwortung zu übernehmen (z. B. der Einsatz von Kindern in der Produktion eines Lieferanten oder von Beschäftigten unter menschenunwürdigen Bedingungen) und
· dafür zu sorgen, dass diese Verletzungen verhindert bzw. abgestellt werden.

Unsere Geschäftspartner haben diese fundamentalen Rechte verinnerlicht und berücksichtigen diese selbstverständlich im Rahmen Ihrer Tätigkeit.

Chancengleichheit, Gleichbehandlung und Vielfalt 

Diskriminierung nimmt uns Chancen, die durch unterschiedliche Ansichten, Ideen und Erfahrungen entstehen. Chancengleichheit, Gleichbehandlung und Vielfalt sind wichtige Eckpfeiler für einen fairen, vorurteilsfreien und offenen Umgang. Geschützte persönliche Merkmale und Eigenschaften sind insbesondere die Folgenden:

• Alter
• Geschlecht oder Geschlechtsidentität, insbesondere Frauenrechte
• Mitarbeit bei der Arbeitnehmervertretung inklusive gewerkschaftliche Aktivitäten
• Politische Einstellung
• Sexuelle Orientierung
• Familienstand
• Ethnische Herkunft
• Schwangerschaft
• Nationalität
• Sprache
• Behinderung
• Religion
• Genetisches Profil

Was tun wir?

Wir tolerieren keine Form der Diskriminierung, einschließlich Rassismus. Wir behandeln unsere Beschäftigten, Geschäftspartner Kunden stets respektvoll, unabhängig von persönlichen Merkmalen. Beurteilungen erfolgen nach Leistung und Fähigkeiten, und nicht aufgrund des persönlichen Hintergrunds, der Überzeugungen oder persönlicher Eigenschaften einer Person. Hierbei berücksichtigen wir die jeweils geltenden nationalen Regelungen, insbesondere das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und ergreifen regelmäßig Maßnahmen zur Antidiskriminierung und unterliegen der ethischen Rekrutierung. Ortlinghaus fördert ein Umfeld des Vertrauens, der Integrität  des gegenseitigen Respekts. Denn so wird es uns möglich sein, ein Höchstmaß an Produktivität, Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit, Kreativität und Effizienz zu erreichen. Wir setzen uns aktiv für Inklusion ein und schaffen ein Umfeld, das die Individualität  Einzelnen im Unternehmensinteresse fördert.

Unsere Beschäftigten

• achten auf einen fairen Umgang miteinander, indem Sie die Grundsätze von Chancengleichheit und Gleichhandlung im Hinterkopf behalten und auch Menschen in Ihrer Umgebung zur Beachtung dieser Grundsätze anhalten.
• gehen aktiv gegen Verstöße gegen die Prinzipien von Chancengleichheit und Gleichbehandlung (z. B. durch Benachteiligung aufgrund des Geschlechts oder der Herkunft) an und nehmen diese nicht wortlos hin.
• weisen betreffenden Personen auf ihr Fehlverhalten hin oder melden dieses, soweit erforderlich.

Unsere Geschäftspartner beachten diese Prinzipien und wirken in ihren Unternehmen ebenso wie
Ortlinghaus aktiv auf deren Einhaltung hin.

Kein Mobbing, kein Tyrannisieren, kein Ausgrenzen, keine sexuelle Belästigung

Schikane, Diskriminierungen, Anfeindungen oder Belästigungen schaden einem produktiven Miteinander und sind sowohl unter Beschäftigten als auch durch Vorgesetzte inakzeptabel. Ein arbeitsfeindliches Umfeld ist in jedem Fall zu vermeiden. Beispiele für inakzeptable Handlungsweisen sind:

• Einschüchterungen jeglicher Art
• Destruktive Kritik
• Verbreitung von Unwahrheiten oder Unterstellungen
• Sexuelle Belästigung (z. B. schlüpfrige Bemerkungen, unerbetene Annäherungsversuche oder Körperkontakte)
• Insolation, auch von der betrieblichen Kommunikation
• Witze oder erniedrigende Kommentare zur ethnischen Herkunft oder zu sonstigen persönlichen Merkmalen
• Mobbing, d. h. unfaire Handlungen gegen eine Person oder eine Personengruppe, die durch Schikanen, Unterstellungen, Boshaftigkeiten oder Intrigen systematisch, regelmäßig und über einen längeren Zeitraum attackiert und ausgegrenzt werden.

Was tun wir?

Es kann niemals eine Rechtfertigung für derartiges Verhalten geben. Derartige Handlungsweisen werden von uns daher strikt abgelehnt und wir gehen Hinweisen hierzu umgehend nach.

Unsere Beschäftigten, die persönlich davon betroffen sind oder solche Vorkommnisse beobachten,

• erwägen stets, den Verantwortlichen zur Rede zu stellen und darauf hinzuweisen, dass seine Handlungen nicht hinnehmbar sind.
• wenden sich, soweit eine direkte Ansprache in der konkreten Situation nicht möglich ist oder wenn das unangemessene Verhalten trotz Ansprache fortgesetzt wird, vertrauensvoll an Kollegen oder melden das unangemessene Verhalten.

Als Geschäftspartner sollten Sie derartige Handlungsweisen ebenfalls ablehnen und diesen aktiv
entgegenwirken.

Umweltschutz

Wir tragen dazu bei, eine nachhaltige Lebensgrundlage zu erhalten. Ortlinghaus entwickelt, produziert und vertreibt weltweit Spitzenleistungen in der Antriebstechnik. Unser Anspruch ist es ein globaler Anbieter nachhaltiger und individueller Technologie zu sein. Dabei sind wir uns unserer besonderen Verantwortung für die Umwelt bewusst.

Was tun wir?

Als Wirtschaftsunternehmen tragen wir Verantwortung für die Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit unserer Produkte, Standorte und Services. Wir setzen im Rahmen unserer Nachhaltigkeitsstrategie auf umweltverträgliche, fortschrittliche und effiziente Technologien und implementieren diese über den gesamten Lebenszyklus unserer Produkte.

Wir achten in der Entwicklung, im Einkauf und in der Produktion auf

• einen schonenden Umgang mit den natürlichen Ressourcen, insbesondere eine nachhaltige Ressourcenbewirtschaftung, Abfallvermeidung und die Wiederverwendung und das Recycling von Rohstoffen gemäß dem Baseler Übereinkommen
• eine verantwortungsbewusste Beschaffung von Rohstoffen,
• eine kontinuierliche Reduktion der Umweltauswirkungen, insbesondere unter Berücksichtigung von Aspekten wie der Energieeffizienz unter Einsatz erneuerbarer Energien, einer ordnungsgemäßen Überwachung und Berichterstattung über verursachte Treibhausgasemissionen, der stetigen Prüfung einer Dekarbonisierung zur Herabsenkung des Kohlenstoffumsatz zur Verbesserung der Luftqualität, Lärmemissionen, der Wasserqualität, des Wasserverbrauchs und der Wasserwirtschaft sowie der Bodenqualität an den entsprechenden Standorten,
• Chemikalien-Management (Gefahrstoffmanagement, REACH und ROHS) gemäß Stockholmer Übereinkommen (POP-Konvention)
• die Einhaltung der Umweltschutzgesetze und -regeln,
• Tierschutz,
• Artenvielfalt, Landnutzung und Entwaldung.

Wir verfügen über verschiedene Zertifizierungen, über deren konkrete Ausgestaltungen wir gern aktuell informieren. Darüber hinaus bewerten wir die Umweltverträglichkeit der Produkte und Herstellungsverfahren stets aufs Neue und optimieren diese erforderlichenfalls. Wir sind ein verantwortungsvolles Mitglied der Gesellschaft und Partner der Politik.

Für Ortlinghaus tätige Nachunternehmen werden zur Einhaltung entsprechender Umweltstandards verpflichtet. Lieferanten werden vor ihrer Anbindung an Ortlinghaus entsprechend überprüft und aufgefordert sich den dargestellten Werten zu verpflichten.

Unsere Beschäftigten

• halten sich an unsere Umweltrichtlinien und bemühen sich um ressourcenschonende Arbeitspraktiken.
• ergreifen die Initiative, um sich an lokalen Maßnahmen in Form von freiwilligen und gemeinnützigen Aktionen zu beteiligen, und
• überlegen, wie sie in ihrer Funktion umweltbezogene oder soziale Fragen zum Wohle der Gesellschaft voranbringen können.
• werden aktiv, wenn sie umweltschädigende Aspekte bemerken (Beispiel: an einer Produktionsstätte tropfen Chemikalien auf den Boden und versickern im Boden) und informieren schnellstmöglich den zuständigen Beschäftigten.
• verlassen sich nicht darauf, dass ein Problem schon bekannt ist – es gilt insoweit lieber eine mehrfache Meldung als gar keine!

Unsere Nachunternehmen und Lieferanten berücksichtigen im Rahmen ihrer Tätigkeit die Belange des Umweltschutzes und gehen zweckmäßig und sparsam mit Ressourcen und Energie um. Sie stellen sicher, dass ihre Aktivitäten einen möglichst geringen negativen Einfluss auf die Umwelt haben und dass sie im Einklang mit den Umweltschutzgesetzen und -regeln stehen.

Produktkonformität und -sicherheit

Ortlinghaus-Produkte kommen in verschiedensten Konstellationen zum Einsatz. Insoweit stehen wir in der Verantwortung hieraus resultierende Risiken (sowohl wirtschaftliche als Gefahren für Gesundheit, Sicherheit und Umwelt) unserer Kunden oder deren Kunden so gering wie möglich zu halten.

Was tun wir?

Unsere Produkte entsprechen dem jeweiligen Stand der Technik und sind im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben entwickelt und zertifiziert. Durch unsere Prozesse und Strukturen wird dies kontinuierlich und systematisch sichergestellt. Es ist unser Anspruch hier die gesetzlichen Vorgaben und behördlichen Vorschriften sowie Standards einzuhalten. Dies ist Teil unseren hohen Qualitätsstandards.
Wir verfügen über einen Produktsicherheitsbeauftragen, der unsere Standards überwacht.

Unsere Beschäftigten

• sind selbstkritisch.
• wirken dem entgegen, sollten von einem Produkt aus ihrer Sicht möglicherweise Gefahren ausgehen oder sollten Vorschriften nicht eingehalten werden.
• melden Gefahren den zuständigen Stellen.

Unsere Geschäftspartner verpflichten sich, bei Kenntnis von drohenden oder bestehenden Gefahren zu informieren und diesen bestmöglich in Zusammenarbeit mit Ortlinghaus entgegenzuwirken.

Unsere Verantwortung als Geschäftspartner

Integrität, Transparenz und Fairness sind die Grundlagen von Glaubwürdigkeit und Vertrauen im geschäftlichen Verkehr.

Freier und fairer Wettbewerb

Der faire und freie Wettbewerb wird durch die geltenden Wettbewerbs- und Kartellgesetze geschützt. Die Einhaltung dieser Gesetze gewährleistet, dass es auf dem Markt nicht zu Wettbewerbsverzerrungen kommt – zum Wohle aller Marktteilnehmer. Verboten sind insbesondere

• Absprachen mit Konkurrenten, einschließlich Preisabsprachen, Bieterabsprachen, Aufteilung von Märkten und Absprachen über Lieferverknappung,
• Austausch von für den Wettbewerb sensiblen Informationen mit Konkurrenzunternehmen,
• Kunden und Lieferanten Beschränkungen oder Bindungen aufzwingen und
• Missbrauch von Marktmacht.

Wettbewerbswidriges Verhalten kann nicht nur den guten Ruf von Ortlinghaus erheblich schädigen, sondern auch empfindliche Bußgelder und Strafen nach sich ziehen.

Was wir tun?

Ortlinghaus verpflichtet sich zur Einhaltung der Grundsätze des freien und fairen Wettbewerbs.

Wir betreiben Geschäfte ausschließlich nach dem Leistungsprinzip und auf der Grundlage der Marktwirtschaft sowie des freien, ungehinderten Wettbewerbs. Wir messen uns gern mit unseren Wettbewerbern und halten uns dabei immer an Recht und Gesetz und an ethische Grundsätze. Wir treffen keine wettbewerbswidrigen Absprachen mit Wettbewerbern, Lieferanten oder Kunden. Soweit unser Unternehmen eine marktbeherrschende Stellung innehat, missbrauchen wir sie nicht. Im Umgang mit unseren autorisierten Vertriebspartnern halten wir die spezifischen kartellrechtlichen Rahmenbedingungen für Vertriebssysteme ein.

Korrektes und diskriminierungsfreies unternehmerisches Handeln ebenso wie die Beachtung der Grundsätze des fairen Wettbewerbs sind seit jeher Selbstverständlichkeiten für Ortlinghaus. Wir haben den Anspruch, auch in diesem Bereich eine Vorbildfunktion einzunehmen.

Unsere Beschäftigten

• machen sich mit der Ortlinghaus-Richtlinie zum Kartellrecht und Compliance vertraut und beachten diese. Die Richtlinie gibt konkrete Hinweise zu dem, was erlaubt ist und was nicht.
• hinterfragen ihr Handeln und ergreifen die Initiative.
• halten im Falle von Unsicherheiten Rücksprache. Auch hier gilt das Prinzip: Lieber einmal zu viel - als gar nicht.

Unsere Geschäftspartner sichern die Einhaltung dieser Grundregeln des freien und fairen Wettbewerbs zu.

Korruptionsbekämpfung - Geschenke, Bewirtungen und Einladungen

Es gilt jeden Anschein von einem unangemessenen Verhalten zu vermeiden.

Korruption ist ein gravierendes Problem im Wirtschaftsverkehr. Sie schädigt die Gesellschaft und verzerrt den Wettbewerb. Folgen sind erhebliche Geldbußen für das Unternehmen und strafrechtliche Sanktionen für betroffene Beschäftigte, aber auch Schadenersatzklagen und weitere Kosten (z.B. Anwalts- und Gerichtskosten).

Je nach Land sind weitere zivil-, straf- und administrativrechtliche Folgen vorgesehen. Es ist wichtig zu wissen, dass Unwissen nicht vor Strafe schützt. D.h. auch eine Zahlung, von der man nicht weiß, dass sie unzulässig ist, kann als korrupt qualifiziert und bestraft werden.

Korruption fängt nicht erst an bei großen Bestechungszahlungen. An Korruption ist bereits bei Zuwendungen in Form von Geschenken, Bewirtungen und Einladungen zu denken, die über ein angemessenes Maß überschreiten und gegen interne oder gesetzliche Vorschriften verstoßen.

Was wir tun?

Ortlinghaus gewährt Zuwendungen an Geschäftspartner, Kunden oder andere externe Dritte ausschließlichim rechtlich zulässigen Rahmen. Ortlinghaus hält sich strikt an das Verbot von Korruption und korruptionsähnlichen Verhaltensweisen. Wir bezahlen keine Bestechungsgelder und nehmen keine Bestechungsgelder an. Wir sensibilisieren unsere Beschäftigten regelmäßig, regeln mit internen
Richtlinien zum Umgang mit Geschenken, Bewirtungen und Einladungen zu Veranstaltungen, welche Zuwendungen angemessen und welche Prüfungsschritte zu beachten sind (vgl. Anti-Korruptions- Richtlinien). Wir fordern auch unsere Geschäftspartner zu einer korrekten Verhaltensweise auf.

Unsere Beschäftigten

• machen Sie sich mit den Anti-Korruptions-Richtlinien von Ortlinghaus vertraut und beachten diese. Die Richtlinien geben Ihnen konkrete Hinweise zu dem, was erlaubt ist und was nicht.
• bestechen niemals und lassen sich niemals bestechen, sei es direkt oder indirekt
• informieren sich stets proaktiv über die internen Regelungen, bevor Sie Geschenke machen oder entgegennehmen, Einladungen aussprechen oder annehmen.

Unsere Geschäftspartner handeln entsprechend dieser Werte und treffen Vorkehrungen im eigenen
Unternehmen, um Korruption von vornherein zu unterbinden.

Umgang mit Amts- und Mandatsträgern

Im Umgang mit Amts- oder Mandatsträgern, Regierungen, Behörden und sonstigen öffentlichen Einrichtungen gelten häufig besondere rechtliche Bedingungen. Schon vermeintlich kleine Verstöße können gravierende Folgen haben und uns dauerhaft von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausschließen können.

Was wir tun?

Die Kontakte von Ortlinghaus mit Amts- und Mandatsträgern orientieren sich streng an Recht und Gesetz sowie den entsprechenden internen Regelungen zur Vermeidung von Interessenkonflikten und Korruption. Insbesondere leisten wir keine Facilitation Payments, also Zahlungen an Amtsträger, um routinemäßige Amtshandlungen zu beschleunigen.

Unsere Beschäftigten

• sind sich Ihrer Verantwortung im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern und der besonders strikten Regeln bewusst.
• Halten im Zweifel stets Rücksprache mit den zuständigen Ansprechpartnern im Unternehmen.

Unsere Geschäftspartner sollten hier ebenso sorgfältig und bedacht agieren.

Vermeidung von Interessenskonflikten

Es kann vorkommen, dass Privatinteressen oder Interessen aus Nebentätigkeiten mit den Interessen von Ortlinghaus kollidieren. In diesem Fall entsteht ein Interessenskonflikt, welcher dem Unternehmen schaden kann.

Was wir tun?

Ortlinghaus respektiert private und persönliche Interessen ihrer Beschäftigten. Wir legen dennoch besonderen Wert darauf, Konflikte zwischen privaten und geschäftlichen Interessen oder auch nur deren Anschein zu vermeiden. Entscheidungen werden ausschließlich auf Grundlage sachlicher Kriterien getroffen.

Unsere Beschäftigten

• vermeiden Interessenkonflikte oder das Entstehen eines Anscheins indem sie im Fall der Fälle aktiv auf ihren Vorgesetzen zugehen, um eine gemeinsame Lösung zu finden.
• sprechen es aktiv an, sollten sie einen Interessenkonflikt bei einem Kollegen feststellen.

Unsere Geschäftspartner weisen aktiv auf bestehende Interessenkonflikte hin.

Ausfuhrkontrolle

Der grenzüberschreitende Wirtschaftsverkehr unterliegt im Rahmen der Ausfuhrkontrolle Verboten, Beschränkungen, Genehmigungsvorbehalten oder sonstigen Überwachungsmaßnahmen. Neben dem eigentlichen Export sind hierbei auch vorübergehende Ausfuhren, beispielsweise die Mitnahme von Gegenständen und technischen Zeichnungen auf Geschäftsreisen, ebenso wie technische
Übertragungen, beispielsweise per E-Mail oder Cloud, erfasst.

Was wir tun?

Wir achten auf die Einhaltung aller Vorschriften für den Import und Export von Waren, Dienstleistungen und Informationen.

Unsere Beschäftigten

• prüfen anhand interner Richtlinien, ob Regelungen der Exportkontrolle zur Anwendung kommen.
• wenden sich in Zweifelsfällen an ihre Vorgesetzen und die für und die für Exportkontrolle zuständigen Personen

Unsere Geschäftspartner prüfen eigenverantwortlich, ob Vorschriften greifen und beachten diese.

Einhaltung von Wirtschaftssanktionen

Wirtschaftssanktionen sind Handels- oder Finanzsanktionen, die von einem oder mehreren Ländern gezielt gegen einen Staat, eine Gruppe von Staaten oder Personen oder eine natürliche Person verhängt werden. Sie dienen grundsätzlich dazu, einen Wandel im Verhalten oder in der Außenpolitik einer anderen Nation herbeizuführen, Menschenrechte durchzusetzen oder militärische Gewaltanwendung zu vermeiden.

Was wir tun?

Ortlinghaus sieht es als ihre Pflicht an, ihre Geschäftstätigkeiten unter umfassender Einhaltung aller anwendbaren Wirtschaftssanktionen auszuüben.

Unsere Beschäftigten

• tragen aktiv dazu bei, dass wir als Unternehmen dieser Pflicht nachkommen und
• beachten etwaige Verbote, welche zur Erfüllung einzelner Verpflichtungen ausgesprochen werden können.

Geschäftspartner sollten Wirtschaftssanktionen mit uns gemeinsam tragen.

Verbot von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

In nahezu allen Staaten der Welt bestehen Gesetze gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Geldwäsche liegt vor, wenn unmittelbar oder mittelbar aus Straftaten stammende Gelder oder andere Vermögensgegenstände in den legalen Wirtschaftskreislauf gebracht werden und so deren Herkunft verschleiert wird. Terrorismusfinanzierung liegt vor, wenn Gelder oder sonstige Mittel für
terroristische Straftaten oder zur Unterstützung terroristischer Vereinigungen bereitgestellt werden. Eine Haftung wegen Geldwäsche setzt keine Kenntnis des Beteiligten davon voraus, dass durch das betreffende Rechtsgeschäft oder die betreffende Überweisung Geld gewaschen wird. Schon ein unbeabsichtigtes Mitwirken an Geldwäsche kann für alle daran Beteiligten empfindliche Strafen nach sich ziehen.

Was wir tun?

Wir prüfen sorgfältig die Identität von Kunden, Geschäftspartnern und anderen Dritten, mit denen wir Geschäfte machen wollen. Es ist unser erklärtes Ziel, nur Geschäftsbeziehungen mit seriösen Partnern zu unterhalten, deren Geschäftstätigkeit in Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften steht und deren Betriebsmittel legitimen Ursprungs sind. Eingehende Zahlungen ordnen wir unverzüglich
den korrespondierenden Leistungen zu und buchen sie. Wir sorgen für transparente und offene Zahlungsströme.

Unsere Beschäftigten

• stellen sicher, dass sie keinerlei Maßnahmen ergreifen, die gegen in- oder ausländische Geldwäschevorschriften verstoßen können.
• verpflichten sich die hierzu in der Anti-Korruptions-Richtlinie festgelegten Regelungen zu beachten.
• achten auf verdächtiges Verhalten von Kunden, Geschäftspartnern und anderen Dritten und melden diese, soweit erforderlich.
• beachten Sie in Ihrem Verantwortungsbereich alle anwendbaren Vorschriften zur Aufzeichnung und Buchführung bei Transaktionen und Verträgen.

Unsere Geschäftspartner gehen sorgfältig bei der Auswahl ihrer Kunden, Geschäftspartnern und anderen Dritten vor und treffen Vorkehrungen zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Ordnungsgemäße Führung von Büchern und Aufzeichnungen

Nur durch ordnungsgemäße Buchführung und korrekte Finanzberichterstattung kann die Ortlinghaus in der Öffentlichkeit, bei Vertragspartnern und den Aufsichtsbehörden Vertrauen schaffen und aufrechterhalten. Kommt es zu Unregelmäßigkeiten, hat das möglicherweise schwerwiegende Konsequenzen für das Unternehmen und auch für die verantwortlichen Personen.

Beispiel für relevante „Bücher“ sind:

• Spesenabrechnungen,
• Rechnungen,
• Finanzberichterstattung,
• Jahresberichte,
• Verträge,
• E-Mails,
• andere Unterlagen, die wir im Rahmen unserer Tätigkeit erstellen oder bearbeiten.

Was tun wir?

Ortlinghaus ist sich ihrer finanziellen Verantwortung bewusst. Die ordnungsgemäße Dokumentation unserer Arbeit unterstützt jeden von uns dabei, unsere Arbeit bestmöglich zu erledigen. Jegliche von uns geführten oder erstellten Aufzeichnungen müssen korrekt, vollständig, aktuell und wahrheitsgemäß sein. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass wir die einschlägigen gesetzlichen
Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung einhalten. Dies trägt dazu bei, dass wir gute Entscheidungen treffen und interessierte Parteien über unsere Geschäftstätigkeit in dem jeweils erforderlichen Umfang informieren können.

Unsere Beschäftigten

• organisieren sich so, dass alle geschäftlichen Finanzdaten korrekt und rechtzeitig erfasst und auch in der Buchhaltung verarbeitet werden können.
• berücksichtigen unsere internen Vorgaben.
• wenden sich bei Fragen zur korrekten Erfassung der Daten an die zuständige Abteilung.

Unsere Geschäftspartner lassen hier in dem gebotenen Maß Verlässlichkeit und Transparenz walten, um eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu ermöglichen.

 

Unsere Verantwortung am Arbeitsplatz

Die Gesundheit und Sicherheit eines jeden Beschäftigten ist unser ureigenes Interesse - dies gilt auch für die Daten von Beschäftigten, Kunden oder Ansprechpartner, ebenso für das unternehmensspezifische Knowhow, Geschäftsgeheimnisse und das Betriebsvermögen.

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Die Gewährleistung einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung für Beschäftigte und alle unsere Stakeholder ist eine unserer wichtigsten Prioritäten. Insoweit gilt es insbesondere die jeweils gültigen nationalen gesetzlichen Schutzgesetze, in Deutschland beispielsweise das Arbeitszeitgesetz, das Mindestlohngesetz, das Arbeitsschutzgesetz, zu berücksichtigen und umzusetzen. Zugleich ist eine unternehmensweite Gesundheits- und Arbeitsschutzpolitik zu entwickeln und aufrechtzuerhalten, um das höchste Gut des Unternehmens – seine Beschäftigten – zu schützen und zu motivieren.

Was tun wir?

Ortlinghaus nimmt ihre Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit ihrer Beschäftigten sehr ernst. Wir gewährleisten Arbeits- und Gesundheitsschutz im Rahmen der jeweils gültigen nationalen Bestimmungen sowie auf der Basis der Gesundheits- und Arbeitsschutzpolitik unseres Unternehmens. Durch kontinuierliche Verbesserungen unserer Prozesse sowie durch Gesundheitsförderungs- und -vorsorgemaßnahmen mindern wir Risiken und fördern die Gesundheit, Sicherheit und Arbeitszufriedenheit unserer Beschäftigten. Beim Arbeitsschutz machen wir keine Kompromisse. Keine Arbeit ist es wert, die Gesundheit oder gar das Leben von Menschen zu gefährden. Wir erwarten daher von all unseren Beschäftigten, dass sie unsere Gesundheits-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsbestimmungen einhalten, eine sichere und gesunde Arbeitsumgebung fördern und unsere Gesundheits- und Sicherheitskultur verbessern. Dafür müssen wir ein gemeinsames Verständnis darüber herbeiführen, was es bedeutet, auf sichere Art und Weise zu handeln und zusammenzuarbeiten.

Unsere Beschäftigten

• machen sich mit den geltenden Vorgaben zum Arbeits- und Gesundheitsschutz vertraut
• nutzen die Gesundheitsförderprogramme von Ortlinghaus.
• leisten durch freiwillige Inanspruchnahme der Präventions- und Gesundheitsfördermaßnahmen einen aktiven Beitrag zum Erhalt und zur Förderung meiner Gesundheit.
• gefährden niemals die Gesundheit und die Sicherheit eines Kollegen oder Geschäftspartners.
• arbeiten im Rahmen Ihrer Befugnisse aktiv mit und ergreifen alle angemessenen und gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass Ihr Arbeitsplatz immer ein sicheres Arbeiten ermöglicht.
• weisen auf etwaige Verstöße hin.

Unsere Geschäftspartner gewährleisten Arbeitsschutz, -sicherheit und Gesundheitsschutz in entsprechenden Maßen.

Datenschutz

Zum Schutz der Privatsphäre und des Persönlichkeitsrechts sind bei dem Umgang mit personenbezogenen Daten besondere gesetzliche Regelungen zu berücksichtigen. Hierbei handelt es sich sowohl um nationale Regelungen wie das Bundesdatenschutzgesetz, aber auch internationale Regelungen wie die Datenschutzgrundverordnung.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Erhebung, Speicherung, Nutzung etc.) bedarf stets einer rechtlichen Grundlage. Dies kann eine Einwilligung sein, aber auch die Notwendigkeit der Verarbeitung der Daten zur Durchführung eines Vertrags oder eine anderweitige gesetzliche Grundlage.

Was tun wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter strenger Berücksichtigung der jeweils gültigen datenschutzrechtlichen Vorgaben. Hierbei schützen wir insbesondere die personenbezogenen Daten unserer Beschäftigten, aber auch die von Kunden, Lieferanten und anderen Betroffenen. Ortlinghaus- verfügt über einen Datenschutzbeauftragten, welcher jederzeit bei Fragen rund um das Thema Datenschutz kontaktiert werden kann. Darüber hinaus erfolgen regelmäßige Sensibilisierungen zum Thema Datenschutz und Datensicherheit.

Unsere Beschäftigten

• beachte in ihrem Arbeitsalltag aktiv datenschutzrechtliche Fragestellungen
• berücksichtigen, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten stets einer rechtlichen Grundlage bedarf.
• machen sich insoweit mit unserer Datenschutz- und IT-Sicherheits-Richtlinie vertraut.
• wenden sich an die für Datenschutz zuständige Stelle, sollten sie im Einzelfall unsicher sein, ob eine Verarbeitung zulässig ist.

Unsere Geschäftspartner beachten die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Bedingungen.

IT-Sicherheit

Informationstechnologie (IT) beziehungsweise elektronische Datenverarbeitung (EDV) ist aus unserem Arbeitsalltag nicht wegzudenken, nimmt die Digitalisierung doch täglich zu. Der insoweit erfreuliche Fortschritt birgt aber auch eine Vielzahl von Risiken. Dazu gehören insbesondere die Beeinträchtigung der Datenverarbeitung durch Schadprogramme (Viren), der Verlust von Daten durch Programmfehler oder der Missbrauch von Daten (z. B. durch Hacker).

Was tun wir?

Wir erarbeiten Vorgaben aus dem Bereich der IT- und Datensicherheit, um unser Unternehmen bestmöglich zu schützen und technologisch aufzustellen.

Unsere Beschäftigten

• machen sich mit unser IT -Nutzungsrichtlinie vertraut und halten Sie sich an dessen Vorgaben.
• fragen bei fragwürdigen Vorkommnissen lieber einmal zu viel als zu wenig nach.
• beachten insbesondere die Grundregeln zum sicheren Datenaustausch, indem sie ausschließlich vom Unternehmen bereitgestellte Datenträger oder Systeme zum Datenaustausch nutzen.
• handeln entsprechend der Vorgaben zur Informationsklassifikation.

Unseren Geschäftspartnern ist an einem ebenso hohen Standard gelegen.

Sicherheit und Schutz von Informationen, Wissen und geistigem Eigentum

Ortlinghaus hält verschiedene international geschützte Patente, verfügt über umfangreiche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie technisches Knowhow. Dieses Wissen ist der Grundstein unseres Erfolgs. Zudem erhält Ortlinghaus Zugriff auf geistiges Eigentum, Geschäftsgeheimnisse und Knowhow von Kunden.

Die unbefugte Weitergabe von derartigem Wissen kann für das Unternehmen Schäden in Millionenhöhe verursachen. Beschäftigten drohen zudem arbeits-, zivil- soweit strafrechtliche Konsequenzen.

Was tun wir?

Wir sind uns des Werts dieses Wissens bewusst und ergreifen hier einen Blumenstrauß an Maßnahmen, der Ortlinghaus und auch Ihre Kunden vor unberechtigter Nutzung schützt. Wir geben unseren Beschäftigten eine Richtlinie zum Umgang mit geschützten Informationen an die Hand und sensibilisieren hierzu regelmäßig.

Wir erkennen das geistige Eigentum an Konkurrenten, Geschäftspartnern und sonstigen Dritten an und lehnen die Plagiate ausdrücklich ab.

Unsere Beschäftigten

• informieren sich über die Handhabung interner Informationen und gehen mit allen Informationen des Unternehmens sorgfältig um.
• geben keine Informationen an Dritte weiter.
• beachten insbesondere die besonderen Vorgaben im Zusammenhang mit dem Umgang mit technischem Know-how, Patenten, Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen.

Unsere Geschäftspartner erkennen unser geistiges Eigentum und das von Konkurrenten, Partner und sonstigen Dritten an und behandeln Sie entsprechend.

 

Managementsysteme

Von unseren Lieferanten und Nachunternehmen erwarten wir, dass sie Managementsysteme einführen, welche die Einhaltung der anwendbaren Gesetze in ihren Unternehmen unterstützen und eine kontinuierliche Verbesserung in Bezug auf die Erwartungen, die in diesem Verhaltenskodex dargelegt sind, fördern. Dies beinhaltet die folgenden Aspekte:

Rechtliche und sonstige Anforderungen

Lieferanten und Nachunternehmen sollen alle anwendbaren Gesetze, Bestimmungen, vertraglichen Vereinbarungen und allgemein anerkannten Standards einhalten.

Mitteilung der Nachhaltigkeitskriterien in der Lieferkette

Lieferanten und Nachunternehmen sollen die in diesem Verhaltenskodex dargelegten Grundsätze in ihrer Lieferkette kommunizieren.

Verpflichtung und Verantwortung

Lieferanten und Nachunternehmen sind aufgefordert, die Erwartungen aus diesem Verhaltenskodex zu erfüllen, indem sie dafür in ihren Unternehmen entsprechende Mittel bereitstellen.

Risikomanagement

Von Lieferanten und Nachunternehmen wird erwartet, dass sie Prozesse zur Identifizierung, Bestimmung und Überwachung von Risiken in allen Bereichen einführen, die in diesem Verhaltenskodex und allen anwendbaren rechtlichen Bestimmungen angesprochen werden.

Dokumentation

Von Lieferanten und Nachunternehmen wird erwartet, dass sie eine angemessene Dokumentation erstellen, um nachzuweisen, dass sie die Grundsätze und Werte aus diesem Verhaltenskodex teilen. Sofern sich die Parteien darauf verständigen, kann Ortlinghaus in diese Dokumentation Einsicht nehmen.

Schulungen

Die Lieferanten sollen Schulungsmaßnahmen organisieren, um ihren Managern und Mitarbeitern ein angemessenes Verständnis über die Inhalte des Verhaltenskodex sowie die anwendbaren Gesetze, Bestimmungen und allgemein anerkannten Standards zu vermitteln.

Kontinuierliche Verbesserung

Von den Lieferanten wird erwartet, dass sie ihre Nachhaltigkeitsleistung durch geeignete Maßnahmen kontinuierlich verbessern.

 

Ansprechpartner und Hinweisgeberportal

Diese Verhaltensgrundsätze fassen die ethischen Grundwerte von Ortlinghaus sowie unsere Erwartungen an unsere Beschäftigten, Nachunternehmen, Vertriebspartner und Lieferanten zusammen. Um diese Werte aufrecht erhalten zu können und stetig besser zu werden, bitten wir alle, diese Werte gemeinsam mit uns im Blick zu behalten. Sprich uns bzw. sprechen Sie uns an, wenn etwas nicht in Ordnung ist!

Ansprechpartner

Bei Fragen, Unsicherheiten oder dem Verdacht auf Verstöße gegen interne oder externe Vorgaben und gesetzliche Regelungen wende Dich vertrauensvoll an die zuständigen Stellen. Sie sind unserem Organigramm zu entnehmen.

Zudem kannst Du Dich jederzeit auch unabhängig vom Thema den Compliance-Officer von Ortlinghaus wenden:

Herr Dr. Georg Jaster
TIGGES Rechtsanwälte
Zollhof 8, 40221 Düsseldorf
Tel.: +49 (0)211 8687-145, E-Mail: jaster@tigges.legal

Offenlegung von Informationen

Hinweise auf Regelverstöße können von Beschäftigten von Ortlinghaus, Nachunternehmen, Lieferanten und Vertriebspartner über das Hinweisgeberportal von Ortlinghaus gemeldet werden. Das Hinweisgeberportal sollte immer dann genutzt werden, wenn eine Ansprache des direkten Vorgesetzten oder eines der vorstehenden Ansprechpartner aus sachlichen oder auch emotionalen Gründen nicht möglich ist oder ein Hinweis auf Regelverstöße anonym erteilen werden soll.

Sämtliche im Rahmen des Hinweisgebersystems erteilen Hinweise werden streng vertraulich behandelt. Die Hinweise werden vom Compliance Officer in Zusammenarbeit mit den zuständigen Stellen von Ortlinghaus geprüft. Soweit die Identität des Beschwerdeführers bekannt ist, wird sie geheim gehalten. Dem Hinweisgeber bzw. Beschwerdeführer wird über die Behandlung seiner Beschwerde
Auskunft gegeben. Entsprechend der gesetzlichen Vorgaben haben hinweisgebende Personen (Whistleblowing) keine Repressalien zu befürchten.

Zur Erteilung von Hinweisen stehen Dir folgende Wege zur Verfügung:

Online:	https://ortlinghaus.app.workflows.ai/portal
Telefonisch	+49 211 81 99 82 - 30
E-Mail	Beschäftigte der Gruppe Ortlinghaus: hinweise.ortlinghaus@tigges-dco.de Im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz: speakup.supplychain@ortlinghaus.com

Umsetzung der Anforderungen durch Nachunternehmen, Lieferanten und Vertriebspartner

Wir erwarten von unseren Nachunternehmen, Lieferanten und Vertriebspartnern (nachfolgend zur Vereinfachung „Lieferant“ genannt) in Bezug auf Lieferketten, dass sie Risiken innerhalb dieser identifizieren, sowie angemessene Präventions- und Abhilfemaßnahmen ergreifen.

Lieferanten werden durch geeignete Vertragsgestaltung diesen Kodex oder sinngemäß die Beachtung der in diesem Kodex enthaltenen Regelungen auch eigenen Zulieferern und Mitarbeitenden auferlegen. Im Falle eines Verdachtes auf Verstöße sowie zur Absicherung von Lieferketten mit erhöhten Risiken wird der Lieferant das Unternehmen zeitnah und ggf. regelmäßig über die identifizierten Verstöße und Risiken sowie die ergriffenen Maßnahmen informieren.

Ortlinghaus ist berechtigt die Einhaltung der in diesem Verhaltenskodex aufgeführten Standards und Regelungen anhand jeweils angemessener und geeigneter Methoden zu überprüfen, z. B. mit Hilfe eines Self-Assessment-Fragebogens und Zertifizierungen des Lieferanten. Ortlinghaus und der Lieferant können sich in einem separaten Dokument über die Details der Zertifizierungen, insbesondere
den Aussteller des Zertifikats, einigen. Sofern eine von Ortlinghaus vorgenommene Risikoanalyse ergibt, dass ein Audit an einem Standort des Lieferanten erforderlich erscheint, erklärt sich der Lieferant bereits hiermit einverstanden, dass ein solches Audit zur Überprüfung der Einhaltung des Kodex an dem betreffenden Standort des Lieferanten zu den üblichen Geschäftszeiten nach angemessener Vorankündigung durch von ihm beauftragte Personen durchführen darf.

Der Lieferant verpflichtet sich, alle Unterlagen und Informationen, die zur Durchführung eines Audits erforderlich sind, zur Verfügung zu stellen. Bei der Durchführung des Audits werden die Bestimmungen des Datenschutzes eingehalten und dafür Sorge getragen, dass die Vertraulichkeit von Geschäftsgeheimnissen des Lieferanten gewahrt wird.

Sollte ein Verstoß gegen die Regelungen dieses Verhaltenskodex festgestellt werden, wird Ortlinghaus dies dem Lieferanten unverzüglich schriftlich mitteilen und ihm eine angemessene Nachfrist setzen, um sein Verhalten mit diesen Regelungen in Einklang zu bringen. Ist eine Abhilfe nicht in absehbarer Zeit möglich, so hat dies der Lieferant unverzüglich anzuzeigen und gemeinsam mit Ortlinghaus ein Konzept mit Zeitplan zur Beendigung oder Minimierung des Verstoßes zu erstellen. Wenn die Nachfrist fruchtlos abläuft beziehungsweise die Umsetzung der im Konzept enthaltenen Maßnahmen nach Ablauf des Zeitplans keine Abhilfe bewirkt und kein milderes Mittel zur Verfügung steht, kann Ortlinghaus die Geschäftsbeziehung abbrechen und alle Verträge kündigen. Ein gesetzliches Recht zur außerordentlichen Kündigung ohne Nachfristsetzung, insbesondere bei als sehr schwerwiegend zu bewertenden Verstößen, bleibt ebenso wie das Recht auf Schadenersatz unberührt.

Kein Drittschutz

Dieser Verhaltenskodex regelt ausschließlich das Verhältnis der Unternehmen von Ortlinghaus zu ihren Lieferanten. Dritte sind nicht in den Schutzbereich dieses Verhaltenskodex einbezogen und können hieraus keine Rechte geltend machen.